Wie der Aktivitätsverlauf des Arbeitsbereichs Entsteht

Der Aktivitätsverlauf Ihres Arbeitsbereichs zeigt, mit dem Neuesten oben, was mit all Ihren Rechnungen passiert ist: erstellt, bearbeitet, gesendet, geteilt, angesehen, bezahlt, archiviert, umgewandelt und gelöscht. Er wirkt wie ein eigenes Protokoll, doch es wird nichts in einen separaten Verlauf geschrieben. Bei jedem Öffnen wird der Verlauf aus den Prüfprotokollen aller Rechnungen in Ihrem Arbeitsbereich aufgebaut. Das erklärt, was er zeigt, und auch eine Sache, die er nicht zeigt.

Aufgebaut aus dem Prüfprotokoll Jeder Rechnung

Jede Rechnung hat ein Prüfprotokoll: eine Liste von Ereignissen, an die nur angefügt wird und die festgehalten werden, wenn etwas mit der Rechnung passiert. Die meisten Ereignisse werden in derselben Datenbanktransaktion geschrieben wie die Aktion selbst, sodass das Protokoll mit dem übereinstimmt, was tatsächlich passiert ist. Der Aktivitätsverlauf speichert keine Kopie dieser Ereignisse. Wenn Sie ihn öffnen, liest der Server sie direkt und gibt sie von neu nach alt zurück.

Jeder Eintrag zeigt die Art des Ereignisses, wer es ausgelöst hat (ein Teammitglied oder ein Kunde über das Portal oder einen Freigabelink), Name und E-Mail-Adresse, sofern bekannt, zusätzliche Angaben, die zum Ereignis gespeichert wurden (etwa die Empfängeradresse einer gesendeten Rechnung oder Erinnerung), und den Zeitpunkt.

Wie der Verlauf auf Ihren Arbeitsbereich Beschränkt Bleibt

Prüfereignisse werden pro Rechnung erfasst, nicht pro Arbeitsbereich. Sie sind nur mit der Gruppen-ID einer Rechnung verknüpft. Um den Verlauf Ihres Arbeitsbereichs aufzubauen, sammelt der Server deshalb zuerst die Gruppen-IDs aller Rechnungen, die aktuell in Ihrem Arbeitsbereich gespeichert sind, und gibt dann nur die Prüfereignisse dieser Rechnungen zurück. Da jede Gruppen-ID zu genau einer Rechnung gehört, sehen Sie so genau die Aktivität Ihres Arbeitsbereichs und nichts aus anderen.

Jeder Eintrag wird mit der Rechnungsnummer der gespeicherten Rechnung beschriftet. Hat eine Rechnung noch keine Nummer, wird stattdessen die Gruppen-ID verwendet, sodass jede Zeile trotzdem erkennen lässt, um welche Rechnung es geht.

Warum Gelöschte Rechnungen aus dem Verlauf Verschwinden

Das folgt direkt aus dem Aufbau des Verlaufs. Wenn Sie eine Rechnung löschen, werden ihre Zeilen aus Ihrem Arbeitsbereich entfernt, die Prüfereignisse bleiben aber erhalten. An das Prüfprotokoll wird nur angefügt, und das Löschen selbst wird als letztes Ereignis "gelöscht" festgehalten. Der Verlauf enthält jedoch nur Ereignisse von Rechnungen, die aktuell in Ihrem Arbeitsbereich existieren. Sobald eine Rechnung weg ist, erscheint ihr gesamter Verlauf, einschließlich des Löschens, dort nicht mehr.

Der Verlauf ist nicht verloren, nur im Aktivitätsverlauf nicht sichtbar. Wenn Sie wissen möchten, was mit einer Rechnung passiert ist, die Sie löschen wollen, sehen Sie sich zuerst ihr Prüfprotokoll an, oder archivieren Sie die Rechnung, statt sie zu löschen. Eine archivierte Rechnung bleibt mit dem Status "archiviert" in Ihrem Arbeitsbereich, sodass ihr ganzer Verlauf im Aktivitätsverlauf bleibt.

Seitenlimits

Der Verlauf liefert standardmäßig 50 Ereignisse pro Anfrage, auf Wunsch bis zu 200, zusammen mit der Gesamtzahl der Ereignisse, damit die App durch ältere Aktivitäten blättern kann. Große Limits werden begrenzt, damit ein Arbeitsbereich mit jahrelangem Verlauf den Server nicht mit einer einzigen riesigen Anfrage ausbremsen kann.

Wer den Verlauf Sehen Kann

Admins, Members und Accountants können den Aktivitätsverlauf des Arbeitsbereichs sehen, da er einen allgemeinen Überblick über das Geschehen gibt. Das detaillierte Prüfprotokoll einer einzelnen Rechnung und die Liste einzelner Aufrufe mit IP-Adressen und Browserangaben sind nur für Admins zugänglich.

Kurz Zusammengefasst

Der Aktivitätsverlauf wird beim Öffnen aus den Prüfprotokollen der Rechnungen aufgebaut, die aktuell in Ihrem Arbeitsbereich sind. Er zeigt echte Ereignisse, bleibt auf Ihren Arbeitsbereich beschränkt und blättert in Schritten von bis zu 200 durch den Verlauf. Da nur vorhandene Rechnungen berücksichtigt werden, sollten Sie Rechnungen, auf die Sie später vielleicht zurückblicken möchten, lieber archivieren als löschen.