Hoe Standaardwaarden uit Je Bedrijfsprofiel Nieuwe Facturen Invullen

In het bedrijfsprofiel sla je de gegevens op die je anders op elke factuur opnieuw zou typen: je adres, valuta, btw-tarief, betalingsvoorwaarden en hoe de factuur eruitziet. Wat het doet is eenvoudig maar specifiek, en als je precies weet wanneer het wordt toegepast, begrijp je waarom het wijzigen van een standaardwaarde soms niets lijkt te doen.

Wat Er in het Profiel Staat

Het bedrijfsprofiel van een werkruimte bevat drie soorten instellingen:

• Je gegevens en financiële standaarden: bedrijfsnaam, logo, je adresblok bij Van, standaard betalingsvoorwaarden, een btw-tarief tussen 0 en 100 procent en je valuta.
• Ontwerpstandaarden: thema, accentkleur, lettertype (Outfit, Inter, serif of mono), positie en grootte van het logo, tabelstijl (lijnen, kaarten of minimaal) en of de accentbalk en een achtergrond achter je logo worden getoond.
• Automatisering: voorvoegsel, aantal cijfers en volgend nummer voor factuurnummers; automatische betalingsherinneringen; en regels voor te-laatkosten (percentage of vast bedrag, met een aantal dagen uitstel).

Een werkruimte die nog nooit een profiel heeft opgeslagen, krijgt toch redelijke standaardwaarden: Amerikaanse dollars, 0% btw, het klassieke thema met een rode accentkleur, het lettertype Outfit, een middelgroot logo links en het voorvoegsel "INV-" met nummers van vier cijfers. Automatische nummering staat aan. Herinneringen en te-laatkosten staan uit totdat je ze aanzet.

Het Vult Alleen Lege Facturen In

Als de editor opent, laadt hij het profiel van je werkruimte en past het toe, maar alleen als het veld Van van de factuur leeg is. In de praktijk betekent dat alleen een nieuwe, lege factuur. Een factuur waaraan je al bent begonnen, een opgeslagen factuur die je bewerkt of een kopie van een eerdere factuur heeft al een ingevuld Van-veld, dus het profiel wordt dan niet toegepast.

Dat is bewust. Als profielwijzigingen ook voor bestaande facturen golden, zou het aanpassen van je btw-tarief of adres vandaag ongemerkt facturen veranderen die je al hebt verstuurd. Een factuur is een vastlegging van wat je op dat moment in rekening bracht, dus standaardwaarden gelden alleen voor facturen die je nog moet maken. Pas je je profiel aan en moet een bestaand concept daarbij aansluiten, wijzig dat concept dan zelf.

Alleen Admins Kunnen Het Wijzigen

Iedereen in een werkruimte kan het profiel lezen, dus admins, members en accountants, omdat iedereen die facturen maakt de standaardwaarden nodig heeft. Alleen admins kunnen wijzigingen opslaan. Zo houdt de beheerder van de werkruimte zelf de controle over instellingen als het btw-tarief, het volgende factuurnummer en de regels voor te-laatkosten, terwijl members op elke nieuwe factuur dezelfde standaardwaarden krijgen.

Bij het opslaan van het profiel wordt je invoer ook gecontroleerd. De accentkleur moet een hexcode van zes tekens zijn, het aantal cijfers voor factuurnummers moet tussen 1 en 10 liggen en het volgende factuurnummer moet minstens 1 zijn. Het volgende nummer verandert alleen als je het zelf aanpast. Het opslaan van andere instellingen laat de teller staan, dus het wijzigen van je lettertype zet je nummering niet terug.

Logo's Worden als Afbeeldingsgegevens Opgeslagen

Stel je je profiellogo in door een afbeeldings-URL te plakken, dan downloadt de server de afbeelding bij het opslaan en bewaart die als ingesloten afbeeldingsgegevens, in plaats van een link naar het origineel te bewaren. Kan de afbeelding niet worden gedownload, omdat de URL onbereikbaar is, geen afbeelding is of groter is dan 2 MB, dan wordt het opslaan geweigerd met de vraag om het bestand te uploaden of een andere URL te gebruiken. Zo blijft je logo werken, ook als de oorspronkelijke afbeelding later wordt verplaatst of verwijderd.

Gasten Hebben een Profiel in de Browser

Als je niet bent ingelogd, gebruikt de editor in plaats daarvan een profiel dat in de lokale opslag van je browser staat, en dat werkt hetzelfde: het vult alleen lege facturen in. Net als andere gastgegevens blijft het in die browser en wordt het niet naar een account gekopieerd als je je registreert. Kan het profiel van de server niet worden geladen voor een ingelogde gebruiker, bijvoorbeeld door een kort netwerkprobleem, dan gebruikt de editor het lokale profiel in plaats van een lege factuur te openen.

Praktische Tip

Stel je profiel in voordat je je eerste reeks facturen maakt, niet erna. Elke lege factuur begint dan met de juiste gegevens, valuta, btw en vormgeving, en de facturen die je al hebt verstuurd blijven precies zoals ze waren.