Wie Standardwerte aus dem Unternehmensprofil Neue Rechnungen Füllen

Im Unternehmensprofil speichern Sie die Angaben, die Sie sonst auf jeder Rechnung neu eintippen würden: Ihre Adresse, Währung, Steuersatz, Zahlungsbedingungen und das Aussehen der Rechnung. Was es tut, ist einfach, aber genau festgelegt. Wenn Sie wissen, wann es angewendet wird, verstehen Sie, warum das Ändern eines Standardwerts manchmal scheinbar nichts bewirkt.

Was im Profil Steht

Das Unternehmensprofil eines Arbeitsbereichs enthält drei Arten von Einstellungen:

• Ihre Angaben und finanzielle Standards: Firmenname, Logo, Ihr Adressblock bei Von, Standard-Zahlungsbedingungen, ein Steuersatz zwischen 0 und 100 Prozent und Ihre Währung.
• Design-Standards: Theme, Akzentfarbe, Schriftart (Outfit, Inter, Serif oder Mono), Position und Größe des Logos, Tabellenstil (Linien, Karten oder minimal) und ob die Akzentleiste und ein Hintergrund hinter Ihrem Logo angezeigt werden.
• Automatisierung: Präfix, Stellenzahl und nächste Nummer für Rechnungsnummern; automatische Zahlungserinnerungen; und Regeln für Verzugsgebühren (Prozentsatz oder fester Betrag, mit Karenztagen).

Ein Arbeitsbereich, der noch nie ein Profil gespeichert hat, erhält trotzdem sinnvolle Standardwerte: US-Dollar, 0 % Steuern, das klassische Theme mit roter Akzentfarbe, die Schriftart Outfit, ein mittelgroßes Logo links und das Präfix "INV-" mit vierstelligen Nummern. Die automatische Nummerierung ist aktiviert. Erinnerungen und Verzugsgebühren sind deaktiviert, bis Sie sie einschalten.

Es Füllt Nur Leere Rechnungen

Beim Öffnen lädt der Editor das Profil Ihres Arbeitsbereichs und wendet es an, aber nur, wenn das Feld Von der Rechnung leer ist. In der Praxis heißt das: nur bei einer neuen, leeren Rechnung. Eine bereits begonnene Rechnung, eine gespeicherte Rechnung, die Sie bearbeiten, oder eine Kopie einer früheren Rechnung hat bereits ein ausgefülltes Feld Von, daher wird das Profil dort nicht angewendet.

Das ist Absicht. Würden Profiländerungen auch für bestehende Rechnungen gelten, würde eine Änderung Ihres Steuersatzes oder Ihrer Adresse heute unbemerkt Rechnungen verändern, die Sie bereits verschickt haben. Eine Rechnung hält fest, was Sie zu diesem Zeitpunkt berechnet haben, daher gelten Standardwerte nur für Rechnungen, die Sie noch erstellen. Wenn Sie Ihr Profil ändern und ein bestehender Entwurf dazu passen soll, ändern Sie diesen Entwurf von Hand.

Nur Admins Können Es Ändern

Alle im Arbeitsbereich können das Profil lesen, also Admins, Members und Accountants, denn jeder, der Rechnungen erstellt, braucht die Standardwerte. Speichern können Änderungen nur Admins. So behält die Person, die den Arbeitsbereich verwaltet, die Kontrolle über Einstellungen wie Steuersatz, nächste Rechnungsnummer und Verzugsgebühren, während Members auf jeder neuen Rechnung dieselben Standardwerte erhalten.

Beim Speichern wird Ihre Eingabe außerdem geprüft. Die Akzentfarbe muss ein sechsstelliger Hex-Code sein, die Stellenzahl der Rechnungsnummer muss zwischen 1 und 10 liegen, und die nächste Rechnungsnummer muss mindestens 1 sein. Die nächste Nummer ändert sich nur, wenn Sie sie selbst anpassen. Das Speichern anderer Einstellungen lässt den Zähler unverändert, eine neue Schriftart setzt Ihre Nummerierung also nicht zurück.

Logos Werden als Bilddaten Gespeichert

Wenn Sie Ihr Profillogo durch Einfügen einer Bild-URL festlegen, lädt der Server das Bild beim Speichern herunter und speichert es als eingebettete Bilddaten, statt einen Link zum Original zu behalten. Kann das Bild nicht geladen werden, weil die URL nicht erreichbar ist, kein Bild ist oder größer als 2 MB ist, wird das Speichern mit der Bitte abgelehnt, die Datei hochzuladen oder eine andere URL zu verwenden. So funktioniert Ihr Logo weiter, auch wenn das ursprüngliche Bild später verschoben oder gelöscht wird.

Gäste Haben ein Profil im Browser

Wenn Sie nicht angemeldet sind, verwendet der Editor stattdessen ein Profil aus dem lokalen Speicher Ihres Browsers, und es funktioniert genauso: Es füllt nur leere Rechnungen. Wie andere Gastdaten bleibt es in diesem Browser und wird bei der Registrierung nicht in ein Konto übernommen. Kann das Serverprofil für einen angemeldeten Benutzer nicht geladen werden, etwa bei einer kurzen Netzwerkstörung, verwendet der Editor das lokale Profil, statt eine leere Rechnung zu öffnen.

Praktischer Tipp

Richten Sie Ihr Profil ein, bevor Sie Ihre ersten Rechnungen erstellen, nicht danach. Jede leere Rechnung beginnt dann mit den richtigen Angaben, der richtigen Währung, dem richtigen Steuersatz und dem richtigen Design, und bereits ausgestellte Rechnungen bleiben genau so, wie Sie sie verschickt haben.