Wat Je Klant Ontvangt Als Je een Factuur Mailt
In dit artikel
Op "versturen" klikken voelt als het einde van de klus, maar het is goed om precies te weten wat er in de inbox van je klant terechtkomt. De factuurmail is bewust kort. Hij vertelt de klant dat er een factuur is en wat het totaal is. Wat er niet in staat, is net zo belangrijk om betaald te worden.
De E-mail Is een Samenvatting
De e-mail heeft als onderwerp "Invoice" gevolgd door je factuurnummer, bijvoorbeeld "Invoice INV-0042". De inhoud is een klein overzicht met een kop, een regel dat de klant een factuur van jou heeft ontvangen, en drie regels:
- Datum: de factuurdatum
- Vervaldatum: wanneer er betaald moet worden
- Totaal: het factuurbedrag met je valutasymbool en twee decimalen
De afzenderregel gebruikt de tekst uit het veld Van op je factuur. Wat je daar invult, zoals een bedrijfsnaam of een volledig adresblok, ziet de klant in de mail als afzender.
Wat Er Niet in Staat
Er ontbreken drie dingen, en elk ervan bepaalt wat je verder moet doen:
- Geen pdf als bijlage. De mail bevat alleen de samenvatting, niet het document.
- Geen link naar de factuur. Er is geen knop om de volledige factuur online te bekijken.
- Geen manier om jou te antwoorden. De mail komt van een no-reply-systeemadres. Als de klant op beantwoorden klikt, komt het bericht dus niet bij jou aan.
Op zichzelf werkt de mail dus als een melding. De klant ziet het bedrag en de vervaldatum, maar krijgt niet de factuurregels, je betaalgegevens of een manier om een vraag te stellen.
Combineer Hem met een Deellink of de Pdf
De eenvoudigste aanvulling is een tweede bericht vanuit je eigen e-mailaccount, zodat antwoorden bij jou terechtkomen. Stuur daarin een van deze mee:
- Een deellink. Die toont de volledige factuur in de browser, kan een wachtwoord en een vervaldatum hebben en registreert wanneer de klant hem opent.
- Een link naar het klantenportaal voor klanten die je regelmatig factureert. Daar zien ze al hun documenten, kunnen ze opmerkingen plaatsen en offertes goedkeuren.
- De pdf, gedownload vanuit de editor. Als je bent ingelogd, staat er een QR-code op die de online versie opent.
Accepteer je kaart- of bankbetalingen via een betaalpagina, zet de URL dan in het veld voor de betaallink van de factuur, zodat die op de factuur staat die je klant opent.
Een E-mailadres van de Klant Is Verplicht
De verzendknop werkt alleen als de factuur een e-mailadres van de klant heeft. Zonder adres vraagt de editor je om dat eerst toe te voegen. Als je bent ingelogd en de factuur is opgeslagen, voegt een geslaagde verzending ook een vermelding "verzonden" toe aan de auditgeschiedenis van de factuur, met het adres waarnaar hij is gestuurd. Dat is handig als een klant later zegt dat de factuur nooit is aangekomen.
Herinneringen Werken Anders
Betalingsherinneringen, automatisch of in bulk verstuurd, gebruiken een ander sjabloon. Het onderwerp wordt "Overdue: Invoice …" zodra de factuur te laat is, en daarvoor "Reminder: Invoice … is due soon". In de mail staat het resterende saldo in plaats van het oorspronkelijke totaal, dus bij een gedeeltelijk betaalde factuur wordt alleen gevraagd wat nog openstaat. Net als bij de factuurmail werkt een herinnering het best als de klant al een deellink of portaallink heeft om te openen.
Waar Het op Neerkomt
Zie de factuurmail als een officiële melding die de klant laat weten dat er een factuur klaarstaat en hoeveel er betaald moet worden. Stuur het document zelf (een deellink, een portaallink of de pdf) vanuit je eigen e-mailaccount, zodat de klant alles heeft wat nodig is om te betalen en jou direct kan antwoorden.
Gerelateerde Artikelen
Hoe Standaardwaarden uit Je Bedrijfsprofiel Nieuwe Facturen Invullen
Je bedrijfsprofiel vult je gegevens, valuta, btw-tarief, betalingsvoorwaarden en ontwerp in, maar alleen op nieuwe, lege facturen. Facturen waaraan je al bent begonnen verandert het nooit, en alleen admins van de werkruimte kunnen het aanpassen.
Wat Er Gebeurt met Facturen Die Je Zonder Account Maakt
Zonder account worden opgeslagen facturen in de lokale opslag van je browser bewaard, niet op onze servers. Ze worden niet naar een account gekopieerd als je je registreert, en ze worden gewist als je in die browser uitlogt.
Waarom het Bewerken van een Factuur een Gedeelde Link Niet Bijwerkt
Een deellink bewaart een kopie van de factuur zoals die was toen je de link maakte. Latere wijzigingen passen je opgeslagen factuur aan, maar wie de oude link opent, ziet nog de oude versie. Dat geldt ook voor de QR-code op een opnieuw gedownloade pdf.
Een Klant Verwijderen Raakt Hun Facturen Niet Aan
Opgeslagen klanten zijn een adresboek, geen database-sleutel — facturen slaan factuurgegevens op als hun eigen ingesloten kopie, dus het verwijderen van een klantrecord laat elke factuur die je hem hebt gestuurd volledig intact.
Wat Er Gebeurt Als Je Een Offerte Omzet Naar Een Factuur
Omzetten verandert de offerte niet ter plekke in een factuur — het maakt een gloednieuwe factuur met een nieuw ID en markeert de oorspronkelijke offerte als omgezet, waardoor de twee in beide richtingen permanent gekoppeld blijven.
Hoe "In Bulk Markeren als Betaald" Echt Werkt
Facturen selecteren en in bulk als betaald markeren bewerkt niet rechtstreeks een statusveld — het registreert een echte betaling voor wat er nog openstaat op elke factuur, omdat een handmatig aangepaste status anders stilletjes zou worden overschreven.