Waarom het Bewerken van een Factuur een Gedeelde Link Niet Bijwerkt
In dit artikel
Een situatie waar mensen vaak tegenaan lopen: je stuurt een klant een deellink, ziet een typfout in een factuurregel, verbetert die en slaat op. De klant opent de link en de typfout staat er nog. Er is niets kapot. Een deellink verwijst niet naar je actuele factuur, maar naar een kopie van de factuur van het moment waarop je de link aanmaakte.
Een Deellink Bewaart een Kopie
Als je een deellink aanmaakt, maakt de server een willekeurig token van 48 tekens en slaat dat op met een volledige kopie van de factuur zoals die op dat moment is: factuurregels, totalen, notities, voorwaarden, logo, alles. Als iemand de link opent, leest de server die opgeslagen kopie en stuurt die terug. Je actuele opgeslagen factuur wordt daarbij helemaal niet opgezocht.
Dat is bewust zo. Omdat de link een eigen kopie bevat, toont die precies wat je hebt verstuurd, ook als je het origineel later bewerkt, archiveert of verwijdert. Een klant kan weken later terugkomen en de versie zien waarmee die akkoord ging. Het betekent ook dat een factuur die alleen in je browser is opgeslagen, en die de server dus nooit heeft bewaard, toch kan worden gedeeld, want de link heeft zijn eigen gegevens.
Wat Dit Betekent na een Wijziging
Als je een factuur bewerkt en opslaat, wordt de opgeslagen factuur in je werkruimte vervangen, maar deellinks die eerder zijn gemaakt blijven ongewijzigd. Ze tonen de versie van toen ze werden gemaakt. Is de wijziging belangrijk (een gecorrigeerd bedrag, een nieuwe vervaldatum, een extra factuurregel), dan heeft de klant een nieuwe link nodig.
Zo los je het op:
- Open het deelvenster van de factuur. Daar zie je de actieve links voor die factuur.
- Trek de oude link in. Daarbij krijgt de link een tijdstempel, en vanaf dan weigert de server hem te tonen.
- Maak een nieuwe link aan en verstuur die. De nieuwe link kopieert de factuur zoals die nu is.
Door eerst in te trekken, kan de klant niet per ongeluk de verouderde versie openen vanuit een eerdere e-mail.
De QR-code in de Pdf Werkt op Dezelfde Manier
Als je bent ingelogd en een pdf van een opgeslagen factuur downloadt, voegt de app een QR-code toe die een deellink opent. Daarvoor zoekt de app eerst naar een bestaande link voor die factuur die niet verlopen is en geen wachtwoord heeft. Vindt de app er een, dan wordt die hergebruikt. Alleen als er geen is, wordt een nieuwe link aangemaakt, die 30 dagen geldig is.
Door de link te hergebruiken, wordt er niet bij elke download een nieuwe gemaakt, maar het effect is hetzelfde als hierboven. Bewerk je een factuur en download je de pdf opnieuw terwijl er nog een oudere link actief is, dan kan de QR-code naar de oudere kopie leiden, ook al toont de pdf zelf je wijzigingen. Moet de QR-code overeenkomen, trek dan de oude links in voordat je opnieuw downloadt. Bij de volgende download wordt een nieuwe link gemaakt van de huidige versie.
Vervaldatum en Wachtwoord Liggen Vast bij het Aanmaken
Ook de vervaldatum en het wachtwoord worden vastgelegd op het moment dat de link wordt aangemaakt. Je kiest een geldigheid van 1 tot 30 dagen (standaard 7) en kunt een wachtwoord van minimaal vier tekens toevoegen, dat alleen als bcrypt-hash wordt opgeslagen. Geen van beide kan achteraf worden gewijzigd. Wil je een klant meer tijd geven of een wachtwoord weghalen, maak dan een nieuwe link met de gewenste instellingen en trek de oude in.
Een verlopen link geeft een duidelijke melding dat de link verlopen is in plaats van de factuur, en een ingetrokken link reageert alsof hij niet bestaat. In beide gevallen wordt de opgeslagen kopie aan niemand meer getoond.
Waar de Kopie Niet Geldt
Het klantenportaal werkt anders. Een portaallink geeft een klant een lijst met zijn documenten, en elk document wordt op het moment van openen uit je werkruimte geladen, dus wijzigingen zijn daar direct zichtbaar. Pas je facturen regelmatig aan nadat je ze hebt verstuurd, dan is het portaal de betere manier om klanten bij de actuele versie te houden. Deellinks zijn het meest geschikt als je wilt dat de klant één vaste versie ziet.
Gerelateerde Artikelen
Hoe Standaardwaarden uit Je Bedrijfsprofiel Nieuwe Facturen Invullen
Je bedrijfsprofiel vult je gegevens, valuta, btw-tarief, betalingsvoorwaarden en ontwerp in, maar alleen op nieuwe, lege facturen. Facturen waaraan je al bent begonnen verandert het nooit, en alleen admins van de werkruimte kunnen het aanpassen.
Wat Je Klant Ontvangt Als Je een Factuur Mailt
De e-mail is een korte samenvatting met het factuurnummer, de factuurdatum, de vervaldatum en het totaal. De pdf wordt niet meegestuurd, er staat geen link in en de mail komt van een no-reply-adres. Het helpt dus om te weten wat je erbij moet sturen.
Wat Er Gebeurt met Facturen Die Je Zonder Account Maakt
Zonder account worden opgeslagen facturen in de lokale opslag van je browser bewaard, niet op onze servers. Ze worden niet naar een account gekopieerd als je je registreert, en ze worden gewist als je in die browser uitlogt.
Een Klant Verwijderen Raakt Hun Facturen Niet Aan
Opgeslagen klanten zijn een adresboek, geen database-sleutel — facturen slaan factuurgegevens op als hun eigen ingesloten kopie, dus het verwijderen van een klantrecord laat elke factuur die je hem hebt gestuurd volledig intact.
Wat Er Gebeurt Als Je Een Offerte Omzet Naar Een Factuur
Omzetten verandert de offerte niet ter plekke in een factuur — het maakt een gloednieuwe factuur met een nieuw ID en markeert de oorspronkelijke offerte als omgezet, waardoor de twee in beide richtingen permanent gekoppeld blijven.
Hoe "In Bulk Markeren als Betaald" Echt Werkt
Facturen selecteren en in bulk als betaald markeren bewerkt niet rechtstreeks een statusveld — het registreert een echte betaling voor wat er nog openstaat op elke factuur, omdat een handmatig aangepaste status anders stilletjes zou worden overschreven.