Wat Er Gebeurt met Facturen Die Je Zonder Account Maakt
In dit artikel
Je kunt Invoice Generator zonder account gebruiken. Je kunt een factuur invullen, opslaan, een pdf downloaden en zelfs een link delen. Veel mensen werken maandenlang zo. Maar een gastfactuur wordt op een heel andere plek bewaard dan een factuur in een account, en dat weten is de makkelijkste manier om te voorkomen dat je er een kwijtraakt.
Opslaan als Gast Gebruikt de Opslag van Je Browser
Als je niet bent ingelogd en op opslaan klikt, gaat de factuur nooit naar de server. Hij wordt in de lokale opslag van je browser geschreven, onder één sleutel die een lijst met je facturen bevat. Elke factuur krijgt een ID op basis van het huidige tijdstip, en opnieuw opslaan vervangt de bestaande factuur met hetzelfde ID. Je lijst met opgeslagen facturen wordt uit diezelfde opslag gelezen.
Het voordeel is snelheid en privacy: je hoeft je nergens voor te registreren en een opgeslagen concept blijft op je apparaat. De beperking is dat de facturen aan dat ene browserprofiel vastzitten. Je ziet ze niet op je telefoon of in een andere browser op dezelfde computer. Sitegegevens wissen, een privévenster gebruiken of een opschoonprogramma voor je browser verwijdert ze, en er is geen kopie op de server om ze van terug te zetten.
Downloads en Deellinks Komen Wel op de Server
Twee acties als gast sturen de factuur wel naar de server, en het is goed om van allebei te weten.
Een pdf downloaden legt de download vast. De server slaat een logregel op van de gedownloade factuur, zonder gebruiker of werkruimte, omdat er geen is. De pdf zelf wordt nog steeds in je browser gemaakt. Het log is een registratie dat de download heeft plaatsgevonden.
Een deellink aanmaken moet de factuur op de server opslaan, want degene naar wie je de link stuurt moet hem kunnen openen. De link bewaart een eigen kopie van de factuur, werkt gedurende de periode die je kiest (1 tot 30 dagen) en kan een wachtwoord hebben. Zo kan een gast een factuur delen die de server verder nooit heeft opgeslagen.
Registreren Neemt Je Gastfacturen Niet Mee
Veel mensen gaan ervan uit dat hun eerdere facturen meekomen als ze een account aanmaken. Dat is niet zo. Zodra je bent ingelogd, wordt de lijst met opgeslagen facturen uit je werkruimte op de server geladen. De browseropslag wordt niet meer gelezen, dus gastfacturen verdwijnen uit beeld. Ze worden niet automatisch geüpload of samengevoegd.
Uitloggen wist ze. Als je uitlogt, verwijdert de app de lokale lijst met facturen uit die browser, samen met de gekozen werkruimte. Alles wat je vóór het inloggen als gast in die browser had opgeslagen, is weg zodra je uitlogt.
Gastfacturen naar een Account Overzetten
Heb je gastfacturen die je wilt bewaren en wil je een account aanmaken, zet ze dan één voor één over voordat je uitlogt:
- Download vóór het inloggen een pdf van elke gastfactuur die je wilt bewaren. Dan heb je een kopie die niet van de browseropslag afhangt.
- Maak na het inloggen de facturen die je nog moet beheren opnieuw aan, zoals onbetaalde facturen of die voor vaste klanten, en sla ze op. Ze staan dan in je werkruimte en zijn op elk apparaat beschikbaar.
- Controleer of ze in je lijst met opgeslagen facturen staan voordat je voor het eerst uitlogt.
Voor betaalde, afgeronde facturen is de pdf meestal genoeg om te bewaren.
Wat Er Verandert Zodra Je een Account Hebt
Als je bent ingelogd, gaat de factuur bij het opslaan naar je werkruimte. Daar krijgt hij een automatisch nummer als nummering aanstaat, een vermelding in de auditgeschiedenis en een terugkerende planning als je die hebt ingesteld. Je bedrijfsprofiel vult standaardwaarden in op nieuwe facturen, en functies die de server nodig hebben komen beschikbaar: het klantenportaal, betalingen bijhouden, herinneringen en rapporten. Gastmodus is handig voor een snelle, losse factuur. Factureer je regelmatig, dan zorgt een account ervoor dat je geschiedenis veilig blijft, ook als je browsergegevens verdwijnen.
Gerelateerde Artikelen
Hoe Standaardwaarden uit Je Bedrijfsprofiel Nieuwe Facturen Invullen
Je bedrijfsprofiel vult je gegevens, valuta, btw-tarief, betalingsvoorwaarden en ontwerp in, maar alleen op nieuwe, lege facturen. Facturen waaraan je al bent begonnen verandert het nooit, en alleen admins van de werkruimte kunnen het aanpassen.
Wat Je Klant Ontvangt Als Je een Factuur Mailt
De e-mail is een korte samenvatting met het factuurnummer, de factuurdatum, de vervaldatum en het totaal. De pdf wordt niet meegestuurd, er staat geen link in en de mail komt van een no-reply-adres. Het helpt dus om te weten wat je erbij moet sturen.
Waarom het Bewerken van een Factuur een Gedeelde Link Niet Bijwerkt
Een deellink bewaart een kopie van de factuur zoals die was toen je de link maakte. Latere wijzigingen passen je opgeslagen factuur aan, maar wie de oude link opent, ziet nog de oude versie. Dat geldt ook voor de QR-code op een opnieuw gedownloade pdf.
Een Klant Verwijderen Raakt Hun Facturen Niet Aan
Opgeslagen klanten zijn een adresboek, geen database-sleutel — facturen slaan factuurgegevens op als hun eigen ingesloten kopie, dus het verwijderen van een klantrecord laat elke factuur die je hem hebt gestuurd volledig intact.
Wat Er Gebeurt Als Je Een Offerte Omzet Naar Een Factuur
Omzetten verandert de offerte niet ter plekke in een factuur — het maakt een gloednieuwe factuur met een nieuw ID en markeert de oorspronkelijke offerte als omgezet, waardoor de twee in beide richtingen permanent gekoppeld blijven.
Hoe "In Bulk Markeren als Betaald" Echt Werkt
Facturen selecteren en in bulk als betaald markeren bewerkt niet rechtstreeks een statusveld — het registreert een echte betaling voor wat er nog openstaat op elke factuur, omdat een handmatig aangepaste status anders stilletjes zou worden overschreven.