Warum das Bearbeiten einer Rechnung einen Bereits Versendeten Freigabelink Nicht Aktualisiert
In diesem Artikel
Eine Situation, die viele überrascht: Sie schicken einem Kunden einen Freigabelink, entdecken einen Tippfehler in einer Rechnungsposition, korrigieren ihn und speichern. Der Kunde öffnet den Link, und der Tippfehler ist noch da. Nichts ist kaputt. Ein Freigabelink verweist nicht auf Ihre aktuelle Rechnung, sondern auf eine Kopie der Rechnung vom Zeitpunkt, an dem Sie den Link erstellt haben.
Ein Freigabelink Speichert eine Kopie
Wenn Sie einen Freigabelink erstellen, erzeugt der Server ein zufälliges Token mit 48 Zeichen und speichert es zusammen mit einer vollständigen Kopie der Rechnung, wie sie in diesem Moment ist: Positionen, Summen, Notizen, Bedingungen, Logo, alles. Öffnet jemand den Link, liest der Server diese gespeicherte Kopie und gibt sie zurück. Ihre aktuell gespeicherte Rechnung wird dabei gar nicht abgefragt.
Das ist Absicht. Weil der Link eine eigene Kopie enthält, zeigt er genau das, was Sie verschickt haben, auch wenn Sie das Original später bearbeiten, archivieren oder löschen. Ein Kunde kann Wochen später zurückkommen und die Version sehen, der er zugestimmt hat. Außerdem lässt sich so auch eine Rechnung teilen, die nur in Ihrem Browser gespeichert ist und die der Server nie gespeichert hat, denn der Link bringt seine eigenen Daten mit.
Was Das nach einer Änderung Bedeutet
Wenn Sie eine Rechnung bearbeiten und speichern, wird die gespeicherte Rechnung in Ihrem Arbeitsbereich ersetzt, aber früher erstellte Freigabelinks bleiben unverändert. Sie zeigen weiterhin die Version vom Zeitpunkt ihrer Erstellung. Ist die Änderung wichtig (ein korrigierter Betrag, ein neues Fälligkeitsdatum, eine zusätzliche Position), braucht der Kunde einen neuen Link.
So beheben Sie das:
- Öffnen Sie den Freigabedialog der Rechnung. Dort sehen Sie die aktiven Links für diese Rechnung.
- Widerrufen Sie den alten Link. Dabei erhält der Link einen Zeitstempel, und ab dann verweigert der Server die Anzeige.
- Erstellen Sie einen neuen Link und verschicken Sie ihn. Der neue Link kopiert die Rechnung, wie sie jetzt ist.
Wenn Sie zuerst widerrufen, kann der Kunde die veraltete Version nicht versehentlich über eine frühere E-Mail öffnen.
Der QR-Code im PDF Funktioniert Genauso
Wenn Sie angemeldet sind und das PDF einer gespeicherten Rechnung herunterladen, fügt die App einen QR-Code hinzu, der einen Freigabelink öffnet. Dafür sucht die App zuerst nach einem vorhandenen Link für diese Rechnung, der nicht abgelaufen und nicht passwortgeschützt ist. Findet sie einen, wird er wiederverwendet. Nur wenn es keinen gibt, wird ein neuer Link erstellt, der 30 Tage gültig ist.
Durch die Wiederverwendung entsteht nicht bei jedem Download ein neuer Link, aber die Wirkung ist dieselbe wie oben. Bearbeiten Sie eine Rechnung und laden das PDF erneut herunter, während noch ein älterer Link aktiv ist, kann der QR-Code zur älteren Kopie führen, obwohl das PDF selbst Ihre Änderungen zeigt. Soll der QR-Code übereinstimmen, widerrufen Sie die alten Links vor dem erneuten Download. Beim nächsten Download wird dann ein neuer Link aus der aktuellen Version erstellt.
Ablauf und Passwort Werden beim Erstellen Festgelegt
Auch Ablaufdatum und Passwort werden beim Erstellen des Links festgelegt. Sie wählen eine Gültigkeit von 1 bis 30 Tagen (standardmäßig 7) und können ein Passwort mit mindestens vier Zeichen hinzufügen, das nur als bcrypt-Hash gespeichert wird. Beides lässt sich nachträglich nicht ändern. Möchten Sie einem Kunden mehr Zeit geben oder ein Passwort entfernen, erstellen Sie einen neuen Link mit den gewünschten Einstellungen und widerrufen den alten.
Ein abgelaufener Link gibt statt der Rechnung eine klare Meldung zurück, dass er abgelaufen ist, und ein widerrufener Link antwortet, als gäbe es ihn nicht. In beiden Fällen wird die gespeicherte Kopie niemandem mehr angezeigt.
Wo die Kopie Nicht Gilt
Das Kundenportal funktioniert anders. Ein Portallink zeigt einem Kunden eine Liste seiner Dokumente, und jedes Dokument wird beim Öffnen aus Ihrem Arbeitsbereich geladen, sodass Änderungen dort sofort sichtbar sind. Wenn Sie Rechnungen nach dem Versand häufig überarbeiten, ist das Portal der bessere Weg, Kunden auf dem aktuellen Stand zu halten. Freigabelinks eignen sich am besten, wenn der Kunde eine feste Version sehen soll.
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