Was mit Rechnungen Passiert, die Sie Ohne Konto Erstellen
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Sie können Invoice Generator ohne Konto nutzen. Sie können eine Rechnung ausfüllen, speichern, ein PDF herunterladen und sogar einen Link teilen. Viele arbeiten monatelang so. Eine Gastrechnung wird jedoch an einem ganz anderen Ort gespeichert als eine Rechnung in einem Konto, und wer das weiß, kann am einfachsten verhindern, dass eine Rechnung verloren geht.
Als Gast Wird im Speicher Ihres Browsers Gespeichert
Wenn Sie nicht angemeldet sind und auf Speichern klicken, wird die Rechnung nie an den Server geschickt. Sie wird in den lokalen Speicher Ihres Browsers geschrieben, unter einem einzigen Schlüssel, der eine Liste Ihrer Rechnungen enthält. Jede Rechnung erhält eine ID auf Basis der aktuellen Uhrzeit, und erneutes Speichern ersetzt die vorhandene Rechnung mit derselben ID. Ihre Liste gespeicherter Rechnungen wird aus demselben Speicher gelesen.
Der Vorteil ist Tempo und Privatsphäre: Sie müssen sich nirgends registrieren, und ein gespeicherter Entwurf bleibt auf Ihrem Gerät. Die Einschränkung ist, dass die Rechnungen an dieses eine Browserprofil gebunden sind. Sie erscheinen nicht auf Ihrem Handy oder in einem anderen Browser auf demselben Computer. Wenn Sie Websitedaten löschen, ein privates Fenster nutzen oder ein Bereinigungsprogramm für Ihren Browser verwenden, sind sie weg, und es gibt keine Kopie auf dem Server, aus der sie wiederhergestellt werden könnten.
Downloads und Freigabelinks Erreichen den Server
Zwei Aktionen als Gast schicken die Rechnung doch an den Server, und Sie sollten beide kennen.
Ein PDF herunterladen protokolliert den Download. Der Server speichert einen Protokolleintrag für die heruntergeladene Rechnung, ohne Benutzer oder Arbeitsbereich, weil es keinen gibt. Das PDF selbst wird weiterhin in Ihrem Browser erstellt. Das Protokoll hält lediglich fest, dass der Download stattgefunden hat.
Einen Freigabelink erstellen muss die Rechnung auf dem Server speichern, denn die Person, der Sie den Link schicken, muss ihn öffnen können. Der Link speichert eine eigene Kopie der Rechnung, gilt für den von Ihnen gewählten Zeitraum (1 bis 30 Tage) und kann ein Passwort haben. So kann ein Gast eine Rechnung teilen, die der Server sonst nie gespeichert hat.
Die Registrierung Übernimmt Ihre Gastrechnungen Nicht
Viele gehen davon aus, dass ihre bisherigen Rechnungen mitkommen, wenn sie ein Konto anlegen. Das ist nicht der Fall. Sobald Sie angemeldet sind, wird die Liste gespeicherter Rechnungen aus Ihrem Arbeitsbereich auf dem Server geladen. Der Browserspeicher wird nicht mehr gelesen, also verschwinden Gastrechnungen aus der Ansicht. Sie werden nicht automatisch hochgeladen oder zusammengeführt.
Beim Abmelden werden sie gelöscht. Wenn Sie sich abmelden, entfernt die App die lokale Rechnungsliste aus diesem Browser, zusammen mit dem ausgewählten Arbeitsbereich. Alles, was Sie vor der Anmeldung als Gast in diesem Browser gespeichert hatten, ist nach dem Abmelden weg.
Gastrechnungen in ein Konto Übertragen
Wenn Sie Gastrechnungen behalten und ein Konto anlegen möchten, übertragen Sie sie einzeln, bevor Sie sich abmelden:
- Laden Sie vor der Anmeldung von jeder Gastrechnung, die Sie behalten möchten, ein PDF herunter. Damit haben Sie eine Kopie, die nicht vom Browserspeicher abhängt.
- Erstellen Sie nach der Anmeldung die Rechnungen neu, die Sie weiter verwalten müssen, etwa unbezahlte oder solche für Stammkunden, und speichern Sie sie. Sie liegen dann in Ihrem Arbeitsbereich und sind auf jedem Gerät verfügbar.
- Prüfen Sie, ob sie in Ihrer Liste gespeicherter Rechnungen erscheinen, bevor Sie sich zum ersten Mal abmelden.
Für bezahlte, abgeschlossene Rechnungen reicht meist das PDF zur Aufbewahrung.
Was Sich mit einem Konto Ändert
Wenn Sie angemeldet sind, wird die Rechnung beim Speichern an Ihren Arbeitsbereich geschickt. Dort erhält sie eine automatische Nummer, wenn die Nummerierung aktiviert ist, einen Eintrag im Prüfprotokoll und eine wiederkehrende Planung, falls Sie eine eingerichtet haben. Ihr Unternehmensprofil füllt neue Rechnungen mit Standardwerten, und Funktionen, die den Server brauchen, stehen zur Verfügung: das Kundenportal, die Zahlungsverfolgung, Erinnerungen und Berichte. Der Gastmodus eignet sich für eine schnelle, einmalige Rechnung. Wenn Sie regelmäßig Rechnungen schreiben, sorgt ein Konto dafür, dass Ihr Verlauf sicher bleibt, auch wenn Ihre Browserdaten verloren gehen.
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