Was Ihr Kunde Erhält, Wenn Sie eine Rechnung per E-Mail Senden
In diesem Artikel
Ein Klick auf "Senden" fühlt sich an wie der Abschluss, doch es lohnt sich zu wissen, was genau im Postfach Ihres Kunden ankommt. Die Rechnungs-E-Mail ist bewusst kurz. Sie teilt dem Kunden mit, dass es eine Rechnung gibt und wie hoch sie ist. Was sie nicht enthält, ist für Ihre Bezahlung genauso wichtig.
Die E-Mail Ist eine Zusammenfassung
Die E-Mail hat den Betreff "Invoice" gefolgt von Ihrer Rechnungsnummer, zum Beispiel "Invoice INV-0042". Der Inhalt ist eine kleine Übersicht mit einer Überschrift, einem Satz, dass der Kunde eine Rechnung von Ihnen erhalten hat, und drei Zeilen:
- Datum: das Rechnungsdatum
- Fälligkeitsdatum: bis wann gezahlt werden muss
- Gesamtbetrag: die Rechnungssumme mit Ihrem Währungssymbol und zwei Nachkommastellen
Die Absenderzeile verwendet den Text aus dem Feld Von Ihrer Rechnung. Was Sie dort eintragen, etwa einen Firmennamen oder einen vollständigen Adressblock, sieht der Kunde in der E-Mail als Absender.
Was Nicht Enthalten Ist
Drei Dinge fehlen, und jedes davon bestimmt, was Sie zusätzlich tun sollten:
- Kein PDF-Anhang. Die E-Mail enthält nur die Zusammenfassung, nicht das Dokument.
- Kein Link zur Rechnung. Es gibt keine Schaltfläche, um die vollständige Rechnung online anzusehen.
- Kein Antwortweg zu Ihnen. Die E-Mail kommt von einer No-Reply-Systemadresse. Klickt der Kunde auf Antworten, erreicht die Nachricht Sie also nicht.
Für sich genommen funktioniert die E-Mail also als Benachrichtigung. Der Kunde sieht Betrag und Fälligkeitsdatum, bekommt aber weder die Positionen noch Ihre Zahlungsdaten noch eine Möglichkeit, eine Frage zu stellen.
Kombinieren Sie Sie mit einem Freigabelink oder dem PDF
Am einfachsten ergänzen Sie sie mit einer zweiten Nachricht aus Ihrem eigenen E-Mail-Konto, damit Antworten bei Ihnen ankommen. Schicken Sie darin eines davon mit:
- Einen Freigabelink. Er zeigt die vollständige Rechnung im Browser, kann ein Passwort und ein Ablaufdatum haben und erfasst, wann der Kunde ihn öffnet.
- Einen Kundenportal-Link für Kunden, denen Sie regelmäßig Rechnungen stellen. Dort sehen sie alle ihre Dokumente, können Kommentare hinterlassen und Angebote freigeben.
- Das PDF, heruntergeladen aus dem Editor. Wenn Sie angemeldet sind, enthält es einen QR-Code, der die Online-Version öffnet.
Wenn Sie Karten- oder Bankzahlungen über eine Zahlungsseite annehmen, tragen Sie die URL in das Feld für den Zahlungslink der Rechnung ein, damit sie auf der Rechnung erscheint, die Ihr Kunde öffnet.
Eine Kunden-E-Mail-Adresse Ist Pflicht
Die Senden-Schaltfläche funktioniert nur, wenn die Rechnung eine E-Mail-Adresse des Kunden enthält. Fehlt sie, fordert der Editor Sie auf, sie zuerst einzutragen. Wenn Sie angemeldet sind und die Rechnung gespeichert ist, fügt ein erfolgreicher Versand außerdem einen Eintrag "gesendet" mit der Empfängeradresse in das Prüfprotokoll der Rechnung ein. Das ist hilfreich, wenn ein Kunde später sagt, die Rechnung sei nie angekommen.
Erinnerungen Funktionieren Anders
Zahlungserinnerungen, ob automatisch oder per Massenaktion verschickt, verwenden eine andere Vorlage. Der Betreff lautet "Overdue: Invoice …", sobald die Rechnung überfällig ist, und davor "Reminder: Invoice … is due soon". Angezeigt wird der Restbetrag statt der ursprünglichen Summe, sodass bei einer teilweise bezahlten Rechnung nur der offene Betrag gefordert wird. Wie die Rechnungs-E-Mail wirkt eine Erinnerung am besten, wenn der Kunde bereits einen Freigabe- oder Portallink zum Öffnen hat.
Das Fazit
Betrachten Sie die Rechnungs-E-Mail als offizielle Benachrichtigung, die dem Kunden mitteilt, dass eine Rechnung bereitliegt und wie viel zu zahlen ist. Schicken Sie das Dokument selbst (einen Freigabelink, einen Portallink oder das PDF) aus Ihrem eigenen E-Mail-Konto, damit der Kunde alles hat, was er zum Bezahlen braucht, und Ihnen direkt antworten kann.
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