Was Geschieht, Wenn Sie Ein Angebot in Eine Rechnung Umwandeln

Auf "In Rechnung umwandeln" bei einem genehmigten Angebot zu klicken, fühlt sich an, als sollte dasselbe Dokument nur umbenannt werden. Das ist nicht der Fall. Was tatsächlich geschieht, ähnelt eher einer Klonung: Es wird von Grund auf eine neue Rechnung erstellt, und das ursprüngliche Angebot bleibt erhalten, als umgewandelt markiert, statt sich in das zu verwandeln, was es hervorgebracht hat. Dieser Unterschied erklärt, warum beide Dokumente danach unabhängig voneinander sichtbar bleiben und warum die beiden dauerhaft miteinander verknüpft bleiben.

Das Angebot Wird Nicht Zur Rechnung — Es Erzeugt Eine

Bei der Umwandlung eines Angebots bestätigt das System zunächst, dass das Quelldokument tatsächlich ein Angebot ist und nicht bereits eine Rechnung — ein Dokument, das bereits vom Typ "Rechnung" ist, kann nicht erneut umgewandelt werden. Anschließend baut es ein neues Dokument aus einer Kopie der Angebotsdaten auf: dieselben Positionen, derselbe Kunde, dieselben Summen, aber mit einer frisch generierten ID (ein Zeitstempel in Millisekunden, der garantiert, dass sie sich von jedem bestehenden Dokument unterscheidet), einem von "estimate" auf "invoice" geänderten Typ, einem Status, der unabhängig vom Status des Angebots auf "draft" gesetzt wird, und zwei neuen Feldern, die festhalten, woher sie stammt — sourceEstimateId, das auf das Angebot zurückverweist, und convertedAt, ein Zeitstempel des Umwandlungsmoments selbst. Diese neue Rechnung wird als vollständig separater Zeilensatz eingefügt, in der Speicherung von den Zeilen des Angebots losgelöst, abgesehen von den ID-Verweisen, die jede von beiden trägt.

Das Ursprüngliche Angebot Verschwindet Nicht

Unterdessen wird das Angebot selbst weder gelöscht noch verborgen. Sein Status wird auf "converted" aktualisiert — ein Status, der sich von Entwurf, gesendet, genehmigt oder abgelehnt unterscheidet — und seine gespeicherten Daten erhalten zwei eigene neue Felder: convertedInvoiceId, das auf die ID der neuen Rechnung vorausweist, und denselben convertedAt-Zeitstempel. Das Ergebnis ist eine bidirektionale Verknüpfung: Öffnen Sie das Angebot, sehen Sie, in welche Rechnung es sich verwandelt hat; öffnen Sie die Rechnung, sehen Sie, aus welchem Angebot sie stammt. Keines der beiden Dokumente endet in einer Sackgasse, die ins Leere zeigt.

Warum Eine Neue ID Statt Die des Angebots Wiederzuverwenden

Die ID des Angebots wiederzuverwenden und dessen Typ einfach an Ort und Stelle umzubenennen, wäre die einfachere Umsetzung gewesen, hätte aber zwei Dinge zusammengeführt, die es wirklich nützlich ist, getrennt zu halten: das Angebot, so wie es dem Kunden tatsächlich gesendet und von ihm genehmigt wurde, und die Rechnung, so wie sie tatsächlich abgerechnet und bezahlt wird. Sie als getrennte Datensätze zu führen bedeutet, dass die Genehmigungshistorie, Kommentare und Ansichtsverfolgung eines Angebots speziell an das Angebot gebunden bleiben, während die Rechnung ihren eigenen unabhängigen Prüfpfad, ihre eigene Ansichtsverfolgung und ihre eigene Zahlungshistorie ab dem Moment ihrer Erstellung beginnt — nichts davon mit dem des Angebots vermischt, und nichts davon verloren, falls Sie jemals zurückblicken müssen, was der Kunde ursprünglich genehmigt hat im Vergleich dazu, was ihm letztlich in Rechnung gestellt wurde.

Der Prüfpfad Erfasst Beide Seiten

Die Umwandlung schreibt innerhalb derselben Transaktion zwei separate Prüfpfad-Einträge: ein "converted"-Ereignis auf dem eigenen Prüfpfad des Angebots, das vermerkt, welche Rechnung daraus entstand, und ein "created"-Ereignis auf dem Prüfpfad der neuen Rechnung, das vermerkt, aus welchem Angebot sie stammt, und die Quelle als Angebotsumwandlung statt als von Grund auf neu erstelltes Dokument kennzeichnet. Wer später die Historie eines der beiden Dokumente ansieht, sieht eine korrekte Darstellung, wie es entstanden ist, statt einer Rechnung, deren Prüfpfad einfach mitten in der Geschichte ohne Erklärung ihrer Herkunft beginnt.

Sie Können Zum Zeitpunkt der Umwandlung Eine Andere Rechnungsnummer Vergeben

Die Umwandlung akzeptiert in derselben Anfrage eine optionale Rechnungsnummer; geben Sie eine an, wird diese für die neue Rechnung verwendet statt welcher Nummer auch immer das Angebot zufällig trug, sofern überhaupt eine. Das ist wichtig, weil Angebote und Rechnungen häufig in getrennten Nummerierungsreihen leben — ein Angebot mag als ANG-014 bezeichnet sein, während Ihre Rechnungen ihre eigene RE-Reihe durchlaufen —, und die Umwandlung ist der Moment, in dem ein Dokument von der einen Reihe in die andere übergeht, weshalb es der natürliche Moment ist, ihm seine echte Rechnungsnummer zu geben, statt eine Angebotsnummer zu übernehmen, die nie dazu gedacht war, auf einer Rechnung zu erscheinen.

Was Das Für Ihren Umgang Mit Angeboten Bedeutet

In der Praxis bedeutet das, dass die Umwandlung eines Angebots gefahrlos möglich ist, ohne sich Sorgen um den Verlust des Originals zu machen — es bleibt vollständig intakt und zugänglich, nur als umgewandelt statt als ausstehend umbenannt. Es bedeutet auch, dass das nachträgliche Bearbeiten der entstandenen Rechnung — etwa das Anpassen einer Position — keine Auswirkung auf die eigenen gespeicherten Daten des Angebots hat, da die beiden ab dem Moment der Umwandlung vollständig getrennte Datensätze sind. Wünscht ein Kunde nach der Umwandlung Änderungen, bearbeiten Sie fortan die Rechnung; das Angebot bleibt eine feste historische Aufzeichnung dessen, was ursprünglich vorgeschlagen und genehmigt wurde.