Hoe Tijdregistraties Factuurregelitems Worden

Tijd registreren en ervoor factureren zijn twee afzonderlijke acties, verbonden door één enkel veld: aan welke factuur een tijdregistratie is gekoppeld. Het begrijpen van die ene relatie verklaart het meeste wat je moet weten over hoe bijgehouden uren regelitems op facturen worden, waarom een registratie maar één keer kan worden gefactureerd, en wat "factureerbaar" daadwerkelijk regelt.

Wat Een Tijdregistratie Daadwerkelijk Opslaat

Elke geregistreerde tijdregistratie legt een omschrijving van het werk vast, het aantal uren, een uurtarief, de datum waarop het werk is gedaan, of het überhaupt factureerbaar is, en — cruciaal — aan welke factuurgroep het is gekoppeld, indien van toepassing. Dat laatste veld begint leeg. Een net geregistreerde registratie is niet gekoppeld aan een factuur; het staat gewoon in je urenlogboek als een record van verricht werk, wachtend om al dan niet te worden gefactureerd.

De "Factureerbaar"-Vlag Betekent Niet "Al Gefactureerd"

Het is gemakkelijk om deze twee ideeën door elkaar te halen, maar ze zijn onafhankelijk. Een tijdregistratie markeren als factureerbaar betekent alleen dat deze in aanmerking komt om op een factuur te worden opgenomen — het is een filter, geen status. Een registratie kan factureerbaar zijn en toch weken later volledig ongefactureerd blijven staan als je nog niet aan het factureren van die klant bent toegekomen. Omgekeerd wordt een niet-factureerbare registratie — interne administratietijd, een gebaar van goede wil dat je niet in rekening brengt — volledig uitgesloten van dat filter, dus deze verschijnt nooit als een kandidaat wanneer je een factuur bouwt op basis van bijgehouden uren, ongeacht hoeveel tijd er is verstreken.

Hoe Registraties Aan een Factuur Worden Gekoppeld

Wanneer je klaar bent om bijgehouden tijd te factureren, selecteer je de registraties die je wilt opnemen en markeer je ze in één actie tegen een specifieke factuurgroep-ID. Dit schrijft die factuurgroep-ID direct op elke geselecteerde tijdregistratie — de registraties zelf worden het record van wat waar is gefactureerd, in plaats van dat de factuur apart bijhoudt van welke registraties deze afkomstig is. Zodra een registratie een factuurgroep-ID heeft gekoppeld, staat deze niet langer in de ongefactureerde pool; de volgende keer dat je een factuur gaat bouwen op basis van bijgehouden uren, verschijnt die registratie niet als beschikbaar, omdat deze al is toegewezen.

Waarom Dit Dubbele Facturatie Voorkomt

Omdat de factuurgroep-ID op de tijdregistratie zelf staat, niet op een aparte koppeltabel die uit sync zou kunnen raken, is er geen scenario waarin hetzelfde uur werk per ongeluk aan twee verschillende facturen wordt gekoppeld via de normale facturatieflow. Als je probeert een klant te factureren voor bijgehouden uren en een registratie was al gemarkeerd tegen een vorige factuur, staat deze simpelweg niet in de lijst van wat beschikbaar is om te selecteren — het systeem hoeft niet achteraf te controleren op duplicaten, omdat het record van de registratie zelf al weerspiegelt dat deze is toegewezen.

Wat Gebeurt Er Als Je Een Registratie Moet Ontfactureren

Als een factuur wordt geannuleerd of je een tijdregistratie naar een andere factuur moet verplaatsen, is de oplossing om de factuurgroep-ID van die registratie te wissen, waardoor deze terugkeert naar de ongefactureerde pool. Dit is een handmatige correctie in plaats van iets dat automatisch gebeurt wanneer een factuur wordt verwijderd of van status verandert — de tijdregistratie weet niet uit zichzelf dat de factuur waaraan deze gekoppeld was niet meer bestaat of is geannuleerd, dus het is de moeite waard om je urenlogboek te controleren na het annuleren van een factuur waaraan bijgehouden uren waren gefactureerd.

Uurtarief Wordt Vastgelegd Op Het Moment van Registratie, Niet Op Het Moment van Facturatie

Het tarief dat op een tijdregistratie wordt opgeslagen, wordt ingesteld wanneer de registratie wordt vastgelegd, niet vers opgehaald uit je huidige tariefinstellingen wanneer je deze uiteindelijk factureert. Als je volgende maand je uurtarief verhoogt, worden registraties die vorige maand onder het oude tarief werden vastgelegd nog steeds tegen het oude tarief gefactureerd wanneer je eraan toekomt om ze te factureren — het tarief reist mee met de registratie, niet met de klant of de factuur.

Veelgestelde Vragen

Kan ik tijdregistraties van meerdere data op één factuur factureren? Ja. Er is geen vereiste dat registraties een datum, een week, of enige specifieke groepering delen — je selecteert welke ongefactureerde, factureerbare registraties je maar wilt, ongeacht wanneer ze zijn vastgelegd, en markeert ze in één actie tegen dezelfde factuurgroep.

Wat gebeurt er met een tijdregistratie als ik de bijbehorende klant verwijder? De koppeling van de registratie aan die klant wordt leeg gemaakt in plaats van dat de registratie zelf wordt verwijderd, zodat je historische urenlogboek en facturatierecord intact blijven, zelfs als het onderliggende klantrecord later wordt verwijderd.

Doet het markeren van een registratie als niet-factureerbaar na facturatie iets? Nee — de factureerbaar-vlag beïnvloedt alleen of een registratie verschijnt als kandidaat voor een toekomstige factuur. Het heeft geen effect op een registratie die al een factuurgroep-ID heeft gekoppeld; die registratie is al gefactureerd, ongeacht hoe de factureerbaar-vlag daarna wordt ingesteld.