Wie Zeiteinträge zu Rechnungspositionen Werden

Zeit zu erfassen und dafür abzurechnen sind zwei separate Handlungen, verbunden durch ein einziges Feld: an welche Rechnung ein Zeiteintrag angehängt ist. Das Verständnis dieser einen Beziehung erklärt das meiste, was Sie wissen müssen, wie erfasste Stunden zu Rechnungspositionen werden, warum ein Eintrag nur einmal abgerechnet werden kann, und was "abrechenbar" tatsächlich steuert.

Was Ein Zeiteintrag Tatsächlich Speichert

Jeder erfasste Zeiteintrag speichert eine Beschreibung der Arbeit, die Anzahl der Stunden, einen Stundensatz, das Datum, an dem die Arbeit erledigt wurde, ob er überhaupt abrechenbar ist, und — entscheidend — an welche Rechnungsgruppe er angehängt ist, falls vorhanden. Dieses letzte Feld beginnt leer. Ein frisch erfasster Eintrag ist mit keiner Rechnung verbunden; er liegt einfach in Ihrem Zeitprotokoll als Aufzeichnung erledigter Arbeit, wartend darauf, abgerechnet zu werden oder auch nicht.

Das "Abrechenbar"-Flag Bedeutet Nicht "Bereits Abgerechnet"

Es ist leicht, diese beiden Ideen zu vermischen, aber sie sind unabhängig. Einen Zeiteintrag als abrechenbar zu markieren bedeutet nur, dass er berechtigt ist, in eine Rechnung aufgenommen zu werden — es ist ein Filter, kein Status. Ein Eintrag kann abrechenbar sein und trotzdem Wochen später noch vollständig unabgerechnet daliegen, wenn Sie noch nicht dazu gekommen sind, diesen Kunden zu fakturieren. Umgekehrt wird ein nicht abrechenbarer Eintrag — interne Verwaltungszeit, eine Kulanzkorrektur, die Sie nicht berechnen — vollständig von diesem Filter ausgeschlossen, sodass er nie als Kandidat erscheint, wenn Sie eine Rechnung aus erfassten Stunden erstellen, egal wie viel Zeit vergangen ist.

Wie Einträge an Eine Rechnung Angehängt Werden

Wenn Sie bereit sind, erfasste Zeit abzurechnen, wählen Sie die Einträge aus, die Sie einbeziehen möchten, und markieren sie in einer einzigen Aktion gegen eine bestimmte Rechnungsgruppen-ID. Dies schreibt diese Rechnungsgruppen-ID direkt auf jeden ausgewählten Zeiteintrag — die Einträge selbst werden zum Nachweis dessen, was wo abgerechnet wurde, statt dass die Rechnung separat verfolgt, aus welchen Einträgen sie stammt. Sobald ein Eintrag eine Rechnungsgruppen-ID angehängt hat, liegt er nicht mehr im unabgerechneten Pool; das nächste Mal, wenn Sie eine Rechnung aus erfassten Stunden erstellen, erscheint dieser Eintrag nicht als verfügbar, weil er bereits vergeben ist.

Warum Dies Doppelte Abrechnung Verhindert

Da die Rechnungsgruppen-ID auf dem Zeiteintrag selbst liegt, nicht auf einer separaten Verknüpfungstabelle, die aus der Synchronisation geraten könnte, gibt es kein Szenario, in dem dieselbe Arbeitsstunde durch den normalen Abrechnungsablauf versehentlich an zwei verschiedene Rechnungen angehängt wird. Wenn Sie versuchen, einen Kunden für erfasste Stunden abzurechnen, und ein Eintrag bereits gegen eine vorherige Rechnung markiert war, erscheint er einfach nicht in der Liste dessen, was zur Auswahl verfügbar ist — das System muss nicht nachträglich auf Duplikate prüfen, weil der eigene Datensatz des Eintrags bereits widerspiegelt, dass er vergeben ist.

Was Passiert, Wenn Sie Einen Eintrag Entabrechnen Müssen

Wenn eine Rechnung storniert wird oder Sie einen Zeiteintrag zu einer anderen Rechnung verschieben müssen, besteht die Lösung darin, die Rechnungsgruppen-ID von diesem Eintrag zu löschen, wodurch er in den unabgerechneten Pool zurückkehrt. Dies ist eine manuelle Korrektur, statt etwas, das automatisch geschieht, wenn eine Rechnung gelöscht wird oder ihr Status sich ändert — der Zeiteintrag weiß nicht von sich aus, dass die Rechnung, an die er angehängt war, nicht mehr existiert oder storniert wurde, daher lohnt es sich, Ihr Zeitprotokoll zu prüfen, nachdem Sie eine Rechnung storniert haben, gegen die erfasste Stunden abgerechnet waren.

Der Stundensatz Wird zum Erfassungszeitpunkt Festgehalten, Nicht zum Abrechnungszeitpunkt

Der auf einem Zeiteintrag gespeicherte Satz wird festgelegt, wenn der Eintrag erfasst wird, nicht frisch aus Ihren aktuellen Satzeinstellungen abgerufen, wenn Sie ihn schließlich abrechnen. Wenn Sie nächsten Monat Ihren Stundensatz erhöhen, werden letzten Monat unter dem alten Satz erfasste Einträge weiterhin zum alten Satz abgerechnet, wenn Sie dazu kommen, sie zu fakturieren — der Satz reist mit dem Eintrag, nicht mit dem Kunden oder der Rechnung.

Häufig Gestellte Fragen

Kann ich Zeiteinträge von mehreren Daten auf einer Rechnung abrechnen? Ja. Es gibt keine Anforderung, dass Einträge ein Datum, eine Woche, oder irgendeine bestimmte Gruppierung teilen — Sie wählen aus, welche unabgerechneten, abrechenbaren Einträge Sie möchten, unabhängig davon, wann sie erfasst wurden, und markieren sie in einer Aktion gegen dieselbe Rechnungsgruppe.

Was passiert mit einem Zeiteintrag, wenn ich den zugehörigen Kunden lösche? Die Verknüpfung des Eintrags mit diesem Kunden wird geleert, statt dass der Eintrag selbst gelöscht wird, sodass Ihr historisches Zeitprotokoll und Ihr Abrechnungsnachweis intakt bleiben, selbst wenn der zugrunde liegende Kundendatensatz später entfernt wird.

Bewirkt das Markieren eines Eintrags als nicht abrechenbar, nachdem er bereits fakturiert wurde, irgendetwas? Nein — das Abrechenbar-Flag beeinflusst nur, ob ein Eintrag als Kandidat für eine zukünftige Rechnung erscheint. Es hat keine Auswirkung auf einen Eintrag, der bereits eine Rechnungsgruppen-ID angehängt hat; dieser Eintrag ist bereits abgerechnet, unabhängig davon, wie das Abrechenbar-Flag danach gesetzt wird.