Wie der Weiterberechnungsstatus von Ausgaben Funktioniert

Jede erfasste Ausgabe trägt einen von drei Weiterberechnungsstatus — nicht abgerechnet, weiterberechnet, oder nicht weiterberechenbar — und dieses eine Feld bestimmt, ob eine Ausgabe noch verfügbar ist, um an eine Kundenrechnung angehängt zu werden. Dieser Artikel behandelt, was jeder Status bedeutet, wie eine Ausgabe tatsächlich als erstattungsfähiger Positionsposten an eine Rechnung angehängt wird, und warum eine Ausgabe nicht versehentlich zweimal abgerechnet werden kann.

Die Drei Status

Jede Ausgabe beginnt in dem Moment, in dem Sie sie erfassen, als nicht abgerechnet — dies ist der Standard, und es bedeutet, dass die Ausgabe noch an keine Rechnung angehängt wurde und dafür verfügbar ist. Weiterberechnet bedeutet, dass die Ausgabe bereits als Positionsposten zu einer bestimmten Rechnung hinzugefügt wurde; sie trägt einen Zeitstempel, der genau festhält, wann das geschah. Nicht weiterberechenbar ist ein Status, den Sie manuell für Ausgaben festlegen, die nie an einen Kunden weitergegeben werden sollten — interne Kosten, Gemeinkosten, alles, was Sie für Ihre eigenen Unterlagen verfolgen, aber nicht in Rechnung stellen möchten.

Wie Eine Ausgabe Tatsächlich zu Einer Rechnungsposition Wird

Die Weiterberechnung ist kein Hintergrundprozess — sie geschieht in dem Moment, in dem Sie eine oder mehrere nicht abgerechnete Ausgaben auswählen und an eine bestimmte Rechnung anhängen. Wenn Sie das tun, wird jede ausgewählte Ausgabe in einen Positionsposten auf dieser Rechnung umgewandelt: Menge eins, Satz gleich dem Ausgabenbetrag, und eine Beschreibung, die aus dem Lieferantennamen, der Kategorie, und dem Ausgabedatum aufgebaut ist, sodass der Kunde genau sieht, wofür er um Erstattung gebeten wird, statt einer unbeschrifteten Geldsumme. Die Zwischensumme, Steuer, und der Gesamtbetrag der Rechnung werden sofort neu berechnet, um diese neuen Positionen einzubeziehen, in derselben Transaktion, die die Ausgaben aktualisiert — es gibt keinen separaten Schritt, bei dem der Rechnungsgesamtbetrag dem gerade Hinzugefügten hinterherhinkt.

Warum Dieselbe Ausgabe Nicht Zweimal Abgerechnet Werden Kann

Wenn Ausgaben zur Weiterberechnung ausgewählt werden, berücksichtigt das System nur solche, die entweder überhaupt keiner Rechnung zugeordnet sind, oder bereits der spezifischen Rechnung zugeordnet sind, an der Sie gerade arbeiten — nicht Ausgaben, die einer völlig anderen Rechnung zugeordnet sind. In derselben Transaktion, die die Positionsposten hinzufügt, wechselt der rebill_status jeder Ausgabe auf weiterberechnet, ihr rebilled_at-Zeitstempel wird gesetzt, und ihre invoice_group_id wird erfasst. Da diese Aktualisierung als Teil einer atomaren Transaktion zusammen mit der Rechnungsänderung erfolgt, kann eine Ausgabe nicht auf der Rechnungsseite als weiterberechnet enden, während sie andernorts noch als nicht abgerechnet und verfügbar angezeigt wird — die beiden Änderungen gelingen oder scheitern gemeinsam.

Was Passiert, Wenn Sie Versuchen, Eine Bereits Weiterberechnete Ausgabe an Eine Andere Rechnung Weiterzuberechnen

Sobald die invoice_group_id einer Ausgabe auf Rechnung A zeigt, ist sie vom Pool der Ausgaben ausgeschlossen, die für die Aufnahme in Rechnung B berechtigt sind. Der Filter, der bei der Auswahl von Ausgaben zur Weiterberechnung verwendet wird, prüft ausdrücklich entweder auf keine angehängte Rechnung oder die Rechnung, an der Sie gerade arbeiten — eine bereits einer anderen Rechnung zugeordnete Ausgabe erscheint einfach nicht als berechtigtes Ergebnis, daher gibt es keine versehentliche Doppelabrechnung, die nachträglich abgefangen werden müsste; sie ist von vornherein strukturell ausgeschlossen.

Eine Weiterberechnung Rückgängig Machen

Wenn Sie eine erstattungsfähige Ausgabe von einer Rechnung entfernen müssen — die Rechnung wurde storniert, oder die Ausgabe hätte nicht einbezogen werden sollen — ist das eine manuelle Korrektur auf beiden Seiten. Der Positionsposten muss von der Rechnung entfernt werden, und der Status der Ausgabe muss zurückgesetzt werden (typischerweise auf nicht abgerechnet), damit sie wieder für die Abrechnung berechtigt wird. Das System erkennt nicht automatisch, dass ein Positionsposten von einer Rechnung gelöscht wurde, und macht die entsprechende Ausgabe nicht von selbst rückgängig; diese Verknüpfung muss, einmal hergestellt, manuell aufgehoben werden, wenn sich die Abrechnung ändert.

Häufig Gestellte Fragen

Kann ich eine nicht weiterberechenbare Ausgabe trotzdem an eine Rechnung anhängen? Der Status soll Ihre eigene Kategorisierung der Ausgabe widerspiegeln, keine harte Systemsperre — aber der Weiterberechnungsablauf ist um die Auswahl aus nicht abgerechneten Ausgaben herum aufgebaut. Etwas als nicht weiterberechenbar zu markieren, ist wirklich eine Möglichkeit, es aus Ihrer eigenen Übersicht dessen herauszuhalten, "was noch zur Abrechnung verfügbar ist", statt ein Mechanismus, den das System gegen Sie durchsetzt, falls Sie es anderswo bewusst überschreiben.

Beeinflusst die Weiterberechnung einer Ausgabe den auf dem Ausgabedatensatz selbst gespeicherten Betrag? Nein. Das eigene Betragsfeld der Ausgabe ändert sich nicht — was sich ändert, ist, dass ein diesem Betrag entsprechender Positionsposten zur Rechnung hinzugefügt wird, und die Status- und Verknüpfungsfelder der Ausgabe aktualisiert werden, um widerzuspiegeln, wohin sie gegangen ist.

Wenn ich eine Ausgabe auf zwei Rechnungen aufteile, funktioniert das automatisch? Nein — die Weiterberechnung hängt den vollen Ausgabenbetrag als einzelnen Positionsposten an eine Rechnung an. Das Aufteilen einer Kostenposition auf mehrere Rechnungen müsste von vornherein durch die Erfassung als separate Ausgabeneinträge gehandhabt werden, jeder unabhängig weiterberechnet, statt einen Ausgabendatensatz nachträglich aufzuteilen.